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    一旦走進誤區,所謂時間管理就是在浪費時間

    作者:Amy Gallo 2018-04-20 13:44:48 0

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    工作中,每個人都拼命想充分利用時間。

    幾十封郵件,如何才能高效處理?一整天都在開會,該怎樣完成手上的工作?任務清單不斷積壓,什么時候才能做完?天啊!

    更糟糕的是,很多錯誤理念讓我們根本不知道“時間管理”到底是個什么東西、究竟該如何實現。

    以下是最廣為人知的“時間管理”建議,到底對不對呢?

    觀點一:時間管理就是管理時間  

    確切的說法是,時間管理就是管理效率。喬丹·科恩是工作效率方面的專家,著有《把時間放在重要的工作上》(Make Time for the Work That Matters)一書。他說,時間管理的實質是工作效率,其中的差別好比節食和保持健康之間的關系。科恩說:“你想怎么節食都行,但節食不一定會讓你更健康。”同理,你大可留意自己怎樣花費時間、怎樣管理郵件等等,但你不一定會因此變得更高效。

    特蕾莎·阿瑪貝爾是哈佛商學院工商管理系的教授、福特學者,同時也是《進步定律》(The Progress Principle)一書的合著者。她是時間管理領域的專家,曾經讀過成千上萬名職場人士所寫的工作日記。阿瑪貝爾指出,許多管理者承擔了過多的工作任務。她說:“如果你不認真掌控自己的工作量,那么任何時間管理技巧都幫不了你。”

    誠然,許多人都在超負荷工作。這或許跟雇員在組織中所處的層級有關,但是阿瑪貝爾認為,大多數職場人士對工作量所擁有的掌控權其實并不小,盡管他們可能不大同意這種說法。“他們可以說‘不’。他們還可以跟上級商量。”阿瑪貝爾如是說。科恩贊同這一觀點。他指出:“當你的日程不僅跟你個人相關,你就應當明智地決定要做的事以及處理方式。”

    觀點二:你只需要找到正確的方法   

    阿瑪貝爾表示:“找到一套理論體系可能有用,但是時間管理遠不止這樣。有人每天上班的第一個小時最能夠集中精力工作,但并不是所有人都這樣。”關鍵在于,我們要不斷地嘗試各種技巧。

    科恩認為:“有些方法,在某種特定的情形或處境下發揮不了作用。不妨嘗試多種方法,在工作中實踐它們。”當你用新方法查看郵件時,不要因為僅僅試驗一周后看不到效果,就宣稱這種方法沒用。你可以通過設定指標,來衡量一種方法是否有效。耐心一點,讓方法得到充分的時間驗證。同時,你還可以考慮讓別人參與檢驗,比方說,讓你的老板和同事來幫你一起衡量這種方法是否湊效。

    觀點三:你需要投入時間來促成改變 

    這種觀點或許有些道理。有位女士告訴我,她最大的挑戰就是擠不出時間來實踐有關時間管理的全套方法。她感覺自己只需要一兩天時間來做這件事,卻抽不出時間。阿瑪貝爾認為或許不必這樣,“小小的改變,也可以帶來很大不同。最好的方法,就是從一些小事做起。”

    如果只是做出了一點改變,就發現自己多出了一些反思時間,那么就說明有進步。在阿瑪貝爾看來,“即便多出來的時間只有20-30分鐘,那也是實實在在的進步。”

    不過這還取決于你的情況有多糟糕,以及你對改變現狀的需求有多么迫切。阿瑪貝爾提到這么一位女士:這位女士決定利用她為期一周的假期來進行徹底改變,以減少工作壓力。她審視自己把時間花在了哪些地方,反思自己能夠承擔多大的工作量,并且試驗了人們建議的所有技巧。“她覺得之前的一切特別失控,因此希望送給自己這份脫胎換骨的‘大禮’。但是,這種方法比較極端,只適合在極端境況下這么做。”阿瑪貝爾解釋道。

    觀點四:時間管理是你自己的事,跟別人無關

    這種觀點或許有些道理。科恩說:“沒人需要對你的工作效率負責。”也就是說,這是你自己的責任。科恩的態度很明確:“在職場中,所有人都期待你高效,因此你最好把這件分內事做好。”然而,科恩和阿瑪貝爾都認為,你不可能獨力做到這一點。

    阿瑪貝爾指出:“如果你的工作壓力很大,每天必須對一切要求迅速反應或轉變,不能有一絲松懈,那么你就很難單憑一己之力實現時間管理。”她提到了萊斯利·珀婁的研究,這份研究揭示在任何工作環境中都能進行的一些細微調整。然而,小小的調整也不容易。“工作內容總會不知不覺地在你面前設置障礙,比如戰略不清晰、流程冗長等,讓你不容易完成工作。”科恩解釋道。

    如果你所在的公司奉行這樣一種觀點,阿瑪貝爾建議,你不妨嘗試改變一下公司的文化。阿瑪貝爾說:“你有責任質疑公司的做法。”科恩也認為跟高層領導進行交流的做法是值得的,這樣的溝通效果往往比與任何一位部門經理溝通都要好。他說:“公司內部其實可以做出許多改變,比如重新設計工作完成的方式,重新考慮決策在哪些層級擬定、如何擬定等等。”

    對于身處職場的你來說,控制工作量和日程可能還非常困難。但是,如果能夠區分出哪些時間管理方法有效,哪些完全不適合,你就已經朝著正確的方向邁出了第一步。

    Amy Gallo |文

    Amy Gallo是《哈佛商業評論》特約編輯。

    譯言網網友fulfilling |譯

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